津山市

町内会等総会の書面決議の方法について（総会の開催を悩んでいる方へ）

新型コロナウイルス感染防止のため、町内会等の実施ができない場合、「書面決議」という手法で総会を行う方法があります。
郵送で会員の賛成・反対等の意思を確認する方法で、その手順は次のとおりです。（あくまで一例ですので参考までにしてください）

＜書面決議の手順＞
１．役員等で、総会の開催方法について書面決議とすることを決定します。
２．通常の総会資料に加え、「書面決議開催文書」「承諾書兼議決権行使書」（⇒例文参照[84KB PDFファイル]）を作成し、返信用封筒（またはハガキ）を同封して会員に送付します。
３．会員から返信されてきた「承諾書兼議決権行使書」を受理し、集計します。
４．役員会等で、集計結果を報告。質問や意見などがあれば、その内容についての対応を協議します。
５．役員会等の協議結果に基づき、会員に総会の決定事項等を報告します。（⇒例文参照[66KB PDFファイル]）